PRÉAMBULE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, atelier Goldner (ci-après « l’entreprise ») met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et prospects.
Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :
- les « clients et prospects » s’entendent de tout individu ayant déjà souscrit à un service de l’entreprise ainsi que tout client potentiel de l’entreprise ;
- le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l’entreprise ;
- le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’entreprise. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’entreprise travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’entreprise ;
- les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement, à travers leurs données et dont leurs données font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement, c’est-à-dire l’ensemble des clients/prospects de l’entreprise ;
- les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’entreprise que des organismes extérieurs (fournisseurs, transitaires, prestataires de service sociaux, etc..).
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
OBJET
Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’entreprise est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux clients et prospects de l’entreprise.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’entreprise et ainsi de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de l’entreprise au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
PORTÉE
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et prospects de l’entreprise.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’entreprise est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’entreprise elle-même (traitements dit « sauvages »).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’entreprise ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’entreprise.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’entreprise et les clients et prospects.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Aucun traitement n’est mis en œuvre dans l’entreprise concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et prospects.
COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
• Typologie de données>
L’entreprise collecte des données à caractère personnel nécessaires à :
- l’exploitation du site internet https://www.goldner-fashion.com/fr ;
- la vente et la livraison des produits atelier Goldner ;
- des fins de prospection commerciale.
• Origine des données
Les données des clients et prospects sont principalement issues des données collectées directement via le site web ou via des formulaires de bon de commande papier fournies à travers le catalogue.
• Données obligatoires
Les données obligatoires sont d’ailleurs signalées dans les formulaires ou questionnaires par un astérisque. En leur absence, la prestation liée à cette collecte pourrait ne pas être fournie.
COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
• Données non techniques
L’entreprise collecte notamment les éléments suivants :
- des données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse électronique, adresse postale, téléphone) ;
- des données bancaires (RIB).
• Données techniques
L’entreprise collecte notamment les éléments techniques relatifs à la navigation sur les sites de l’entreprise : adresse IP, données de connexion, etc.
FINALITÉS ET BASE LEGALE
Les traitements effectués par l’entreprise dans le cadre de son activité ont pour base légale soit l’exécution des contrats de ventes de produits conclus avec le client soit l’intérêt légitime de développer et de fidéliser sa clientèle.
Selon les cas, l’entreprise traite les données des clients/prospects pour les finalités suivantes :
- la gestion de la relation commerciale ;
- la gestion des remises ;
- la gestion des inscriptions/désinscription au compte client ;
- la gestion de la newsletter ;
- la gestion des demandes relatives aux droits des membres sur leurs données ;
- la gestion du service après-vente ;
- la gestion des demandes de contact ;
- la gestion de la facturation, des impayés et des contentieux ;
- la conservation des données en ligne relative aux obligations légales de sécurité ;
- l’amélioration des services fournis grâce à la réalisation d’enquête de satisfaction ;
- la gestion et le suivi de la relation client et prospect et ce, incluant des opérations de segmentation et de ciblage afin de répondre au mieux aux besoins des membres ;
- la cession, la location ou l’échange de fichiers de clients ou prospects avec des partenaires afin de proposer des offres commerciales diversifiées ;
- la prospection commerciale (dont sélection, normalisation, déduplication, enrichissement notamment auprès de société partenaire) ;
- l’actualisation des fichiers clients de prospection ;
- l’élaboration de statistiques ;
Le client est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec l’entreprise.
DESTINATAIRES DES DONNÉES
8.1. Habilitation et traçabilité
L’entreprise s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Destinataires internes Destinataires externes
- le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.).
- les partenaires, les fournisseurs, les livreurs, les prestataires postaux ;
- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- le personnel habilité des sous-traitants.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de l’entreprise sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.
L’entreprise décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation définie.
La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des salariés de l’entreprise ayant accès aux données.
L’entreprise n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.
Si un salarié se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délai la direction des systèmes d’information ou la direction des ressources humaines.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’entreprise n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
8.2. Transferts de données
L’entreprise peut être amenée à transférer les données à caractère personnel des clients/prospects en dehors de l’Union européenne.
Dans cette hypothèse, l’entreprise s’engage à respecter l’ensemble des obligations en matière de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers et notamment à conclure un acte juridique contraignant avec le destinataire des données comme des clauses contractuelles types ou des « BCR ».
DURÉE DE CONSERVATION
La durée de conservation des données est définie par l’entreprise au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement Durée de conservation
Données relatives aux clients
Pendant la durée des relations contractuelles avec l’entreprise, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données relatives aux utilisateurs du site internet
Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par l’entreprise et 1 an après la dernière intervention
Cookies : 13 mois
Données relatives aux prospects
3 ans à compter de leur collecte par l’entreprise ou du dernier contact émanant du prospect
Données techniques collectées durant la connexion au site internet
1 an
Données bancaires
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Lutte contre le blanchiment
5 ans
Les données permettant d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat, ou conservées au titre du respect d'une obligation légale, font l'objet d'une politique d'archivage intermédiaire. A ce titre, les données sont conservées pour la durée de prescription légale qui est, en général, de 5 ans.
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.
Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’entreprise n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS
Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à l’entreprise la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : GOLDNER 67957 Strasbourg Cedex 9 ou auprès du responsable de la protection des données, M. Christian Volkmer, à l’adresse suivante anfragen@projekt29.de.
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’entreprise. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’entreprise pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et prospects sont enfin informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’entreprise, celle-ci pourra solliciter les clients et prospects pour fournir des informations à jour et complètes. A défaut, les clients et prospects ne peuvent engager la responsabilité de l’entreprise en cas de données inexactes ou incomplètes.
En cas de modification des informations des clients et prospects par l’entreprise, ces derniers en seront spontanément informés.
Les clients et prospects sont informés que l’entreprise ne procèdera à aucune modification dite de « confort », seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.
DROIT À L’EFFACEMENT
Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale, telle que l’obligation de conservation des données de connexion.
En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque le client/prospect retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement fondé par l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’entreprise et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier l’identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles concernant à une autre personne que la personne concernée.
DROIT À LA LIMITATION
Les clients et prospects sont informés qu’ils ne disposent pas du droit à la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel dans la mesure où le traitement opéré par l’entreprise est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
DROIT À LA PORTABILITÉ
Lors de la rupture des relations commerciales avec l’entreprise, les clients et prospects pourront, sur demande, exercer leur droit à la portabilité sur les seules données qu’ils ont eux-mêmes communiquées à l’entreprise par voie de formulaire en ligne. En l’occurrence, il s’agit des données d’identification ou bancaires.
Ces données leur seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
Le client/prospect est en revanche qu’il ne peut pas récupérer les données enrichies par l’entreprise.
DROIT D’OPPOSITION
Le client/prospect dispose du droit de s’opposer à toute prospection commerciale le concernant par voie électronique via l’adresse suivante : anfragen@projekt29.de ou par voie postale via l’adresse suivante : GOLDNER 67957 Strasbourg Cedex 9
La demande doit être formulée directement par la personne concernée par le traitement et être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité à jour.
DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE
L’entreprise peut être amenée à mettre en œuvre des systèmes de profilage des données des clients/prospects.
Le client/prospect peut s’opposer au profilage dès lors qu’il n’est pas fondé sur son consentement explicite ou qu’il n’est pas nécessaire à la conclusion ou à l’exécution des services réalisés par l’entreprise.
Le client/prospect est notamment informé que les propositions de produits doivent faire l’objet d’un profilage pour être adapté à leurs besoins. À défaut, les propositions réalisées par l’entreprise seront générales et peu précises.
DROIT POST MORTEM
Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse suivante : GOLDNER 67957 Strasbourg Cedex 9 ou auprès du responsable de la protection des données, M. Christian Volkmer, à l’adresse suivante anfragen@projekt29.de.
BLOCTEL
L’entreprise peut être amenée à collecter le numéro téléphonique des clients/prospects. A ce titre, les clients et prospects sont informés qu’ils bénéficient du droit de s’opposer au démarchage téléphonique en s’inscrivant gratuitement sur la plateforme « Bloctel » à l’adresse suivante : https://conso.bloctel.fr/.
L’entreprise vérifie toujours si le client est inscrit sur la liste Bloctel et n’effectue jamais de prospection commerciale par téléphone auprès des personnes inscrites.
CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES
Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’entreprise explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.
L’entreprise ne collecte que le strict minimum de données, conformément au principe de « minimisation des données ». Aussi, à défaut de fournir l’ensemble des données demandées, les clients et prospects ne peuvent pas utiliser le ou les services proposés par l’entreprise.
DROIT D’USAGE
L’entreprise se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies étant le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’entreprise, elles demeurent la propriété exclusive de l’entreprise (analyse d’usage, statistiques, etc.).
SOUS-TRAITANCE
L’entreprise informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, l’entreprise s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
L’entreprise s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’entreprise se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
SÉCURITÉ
Il appartient à l’entreprise de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
En tant que responsable de traitement, la société GOLDNER, prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
GOLDNER a déployé un système de sécurité robuste afin d’assurer la plus grande sécurité des données collectées et de détecter les violations de données. Cela inclut la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes, la sécurité du système informatique pour empêcher l'accès externe à vos données, et le fait d'avoir des copies sécurisées de vos données.
Lorsqu’elle recourt à des sous-traitants, la société GOLDNER s’assure du respect par ceux-ci des règles liées à la protection des données.
Pour ce faire, l’entreprise peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
En tout état de cause, l’entreprise s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
VIOLATION DE DONNÉES
En cas de violation de données à caractère personnel, l’entreprise s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, l’entreprise :
- en avisera les clients et prospects concernés ;
- communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES
L’entreprise a désigné un responsable de la protection des données en interne qui ne doit pas être confondu avec un délégué à la protection des données (« DPO »).
Les coordonnées du responsable de la protection des données sont les suivantes :
- Nom : M. Christian Wolkmer
- Adresse e-mail : anfragen@projekt29.de
Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière concernant la politique d’utilisation des données de l’entreprise, il leur sera possible de saisir le responsable de la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront contacter le responsable de la protection des données désigné.
REGISTRE DES TRAITEMENTS
L’entreprise, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’entreprise, en tant que responsable du traitement.
L’entreprise s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
ÉVOLUTION
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients par tout moyen défini par l’entreprise, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
POUR PLUS D'INFORMATIONS
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, il est possible de consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.